TOMRA NOE - Reflections upon the successful transition to IFS Cloud

I början av maj gick, som ni kanske noterade på LinkedIn, TOMRA Northern Europe Collections (”TOMRA NOE”) sju länder i drift med IFS Cloud efter ett tufft, spännande och framgångsrikt projekt. Många har efterfrågat mer information: varför gick det bra, vad kunde gjorts bättre, vilka fallgropar bör undvikas osv.

Det som sticker ut mest i både enkätundersökning och i enskilda dialoger är trots allt att projektgruppen har haft kul tillsammans! Det har borgat för ett prestigelöst samarbete mellan länderna, mellan de olika processgrupperna, likväl som mellan de olika inblandade parterna. TOMRA NOE i sig har en härlig kultur, och en organisation som inte räds att hantera det oväntade. Teamet fick en överdrivet stor dos av det när TOMRA sommaren 2023 drabbades av en stor Cyberattack, så detta med att byta ut vad som ofta kallas hjärtat (affärssystemet) i ett företags systemlösning upplevdes i jämförelse som tufft men klart görbart…

Historiskt har en av framgångsfaktorerna för TOMRA NOE varit att göra saker bra, såklart, men också att inte göra saker onödigt komplicerade. ”Keep it simple”. Det var ett mål och mantra som användes inför projektet, samt kontinuerligt under detsamma. Att försöka finna sätt att jobba på som innebär att det är så enkelt som möjligt att genomföra dem i applikationen, vilket i sig medför att sannolikheten ökar för att de överhuvudtaget utförs i systemet…

En annan tydlig målbild var att komma så nära standard som möjligt, ”stay close to standard”, vilket nu är mer relevant än någonsin med tanke på fördelen i att snabbt och smidigt kunna följa med till nya versioner av systemet.

Dessa två mål kan synas helt naturliga, men de var både viktiga och behagliga att kunna återvända till i lägen där projektet, eller några delar av det, kändes extra tuffa. De fungerade även som god, och av alla accepterad, argumentation när landspecifika krav inkom, och inte minst: De hjälpte oss till att göra viktiga prioriteringar, där också bedömningen ”nice to have vs. need to have” gjordes konsekvent. I linje med detta upprepades kontinuerligt att vi absolut skulle gå i drift med en riktigt modern och bra lösning, men också, att den sannolikt inte skulle vara perfekt dag ett. Istället att den skulle komma att utgöra bas för kontinuerlig framtida utveckling. På så vis kunde vi fokusera på det som var verksamhetskritiskt och samtidigt nå målet att gå drift med en fullgod med ej fulländad lösning den 6 maj.

Även om det är de kompetenta människorna i Tomras projektgrupp som gjort det stora jobbet är det värt att belysa vikten av en engagerad ledning hos kunden, som tar ett ägarskap av projektet. Och som orkar, ihop med projektets ledning, stå stadigt för att säkra de mål som definierats enligt ovan. I detta projekt har Tomras ledning, samt projektets styrgrupp i stort med representation från Tomra, IFS och Align, verkligen gjort sitt yttersta för att underlätta för projektet. Inte alltid enkelt, oavsett mandat är det svårt att trolla med knäna, men bara känslan av vilja, intresse och driv uppifrån är smittande och gör skillnad.

Ett prestigelöst och tydligt samarbete mellan projektets olika spelare är a och o. Det fanns sannerligen i detta projekt. Vi litade på varandra, delade information och ville framåt. Upplevelsen är att den regelbundna investeringen i att veckovis (de fyra månader då det var som mest intensivt) samla hela den 50+ personer stora projektgruppen har varit instrumental. Enkla möten, mycken info, över tid också mycken repetition, har säkrat att (nästan😊) alla har delat bilden av vart vi är på väg, varför, vad som ska hända och när. Inte minst har det varit viktigt att vara extra tydliga med: vad ska hända de närmsta två veckorna.

Det ligger i sakens natur att det är svårt att i början av ett projekt få alla att förstå den nya lösningen. I TOMRA NOEs fall hade organisationen sedan många år jobbat in sig i IFS version 7.5, och visste väldigt mycket om hur saker förhöll sig där. Att ta till sig IFS Clouds arkitektur och användning tar sin tid, varpå många av de tidiga besluten kring lösning och data tas på smått osäker grund. Inte förrän i IFS-metodikens tredje fas (av fem), Establish Solution, kom projektgruppen från TOMRA NOE ombord fullt ut, och började i verkliga tester på riktig data inse vad som fungerade bra och mindre bra. Detta är svårt att helt råda bot på, men det är ändå värt att vara observant på.

En nyckel till framgång var de strukturerade tester som gjordes i nämnda tredje projektfas, med successivt allt större ansvarstagande från TOMRA. Det var härligt och tydligt att se utvecklingen, att se projektdeltagarnas Cloud-kompetens stiga, samtidigt som det gjorde att alla insåg: ”ah, tusan, vi är inte alls klara ännu – mycket jobb återstår”. Här vidgades kompetensen i nya lösningen från att främst sitta i kärngruppen till att nå alla länders projektrepresentanter – länderna började driva ännu tydligare (fortsatt med målet att nå samma grundlösning, möjligen med vissa dialektala skillnader). De två första testrundorna gjordes gemensamt med alla samlade i Sverige, medan den sista rundan delegerades till länderna själva att driva. Det var tufft, men väldigt givande, och det kändes snabbt att vi fattat rätt beslut: De två första testerna (kallade Verify Solution 1 och 2) skapade inte minst en god plattform för gemenskap och kommunikation, den tredje och sista (Solution Acceptance Test, SAT) skapade det landsvisa ägarskapet fullt ut.

Ett område som krävde gediget arbete var serviceavtalen. Dessa utgör en kärna i kundens affär och finns i tusental. Arkitekturen runt dessa är helt omgjord mellan versionerna 7.5 och Cloud, likväl som arbetsorderstrukturen. Som väntat blev detta projektets stora tidsmässiga utmaning migreringsmässigt. Och ja, tidigt fokus inte bara på process utan också data är nödvändigt för att inte hamna i akut tidsnöd på slutet, men också är det tydligt hur “rätt” data underlättar förståelsen av funktionaliteten: ”Nämen, så kan vi ju inte hantera kunden x, det fungerar ju inte med dennes kravbild…”

Liksom snart sagt alla företag av idag är TOMRA NOE en slimmad organisation. Det innebär tidsmässiga utmaningar när verksamheten och vardagen skall rulla på som vanligt samtidigt som tid måste läggas på nya införandeprojektet. Enskilda individer har slitit hårt och gjort hjälteinsatser, absolut, men allas engagemang och samarbetsfokus har gjort det möjligt att trots allt hålla tidplanen. Resurser från IFS, Align och Tomra har kunnat bistå varandra, vilket har varit helt essentiellt.

Sedan har vi klassikern med layouter på affärsdokument; att om möjligt börja titta på dem tidigt för att säkra att allt är snyggt och prydligt en god stund innan driftstart. Likaså är integrationsarbetet svårt, där det ibland är ”omöjligt” att ens kunna utföra verkliga tester innan parterna, tex kunder och leverantörer, får filer etc från självaste produktionsmiljön till sin egna motsvarighet. Layouter och integrationer för tankarna till anpassningar, där TOMRA NOE har lyckats hålla sig till ett fåtal sådana, och har därmed möjliggjort ett framtida liv som ”evergreen”. Tanken är att redan under hösten göra ett lyft från nuvarande release 23R1 till 24R1, där kunden efter goda samtal med IFS R&D också har förstått att förbättringar i inte minst ett av kundens viktiga flöden kommer.

Där kommer vi in på fortsättningen, för en sådan finns alltså. Allt är inte guld och gröna skogar bara för att driftsättningen är gjord. Konfigureringar görs kontinuerligt för att underlätta flöden. Justeringar och rättningar likaså. Och som sagt, en ny versionsuppdatering kommer att göras under året, jämte att sätta den mer långsiktiga planen som sannolikt innehåller användning av nya IFS-moduler, förändrad och förbättrad användning av befintliga.

Kundens CFO Mattias Hecter summerar erfarenheterna så här:

”Ett stort engagemang från alla som deltagit i projektet där vi haft en hög grad av transparens gentemot varandra – ”Brutally honest in a kind way”. Detta förhållningssätt, tillsammans med att vi strävat mot standardlösningen och fokuserat på det som är verksamhetskritiskt med vetskapen om att ett ”evergreen” system står under ständig utveckling, gav goda förutsättningar för att kunna fatta beslut som möjliggjorde att tidsplanen kunde bibehållas. Nu har vi ett modernt verktyg på plats – jag är stolt över vad vi åstadkommit tillsammans.”

Sammanfattningsvis står TOMRA NOE nu i ett positivt läge systemmässigt:

• Driftsättning skedde på utsatt datum.
• De är i drift med ett modernt verktyg, nära nog helt enligt standardlösningen.
• De kan således agilt följa med på nya versioner, utan den ”gamla tidens” stora uppgraderingsprojekt.
• Säkerheten är rimligen klart större nu, då gamla servrar är ersatta av nya i IFS moderna molnlösning.
• Nu gäller det att, även i applikationen, steg för steg utvecklas vidare i linje med företagets strategi och marknadens önskemål.

Spännande och sannolikt positiva dagar och år väntar – TOMRAs produkter och verksamhet bidrar som bekant dessutom till en bättre miljö!

Stort tack till alla inblandade på Tomra och IFS, tack för strålande bra samarbete! Tack vare nämnda samarbete, rätt attityd och stor samlad kompetens, blev detta inte bara ett tufft utan framförallt ett riktigt roligt projekt att vara en del av! Ett särskilt tack till er på TOMRA för att vi fick förtroendet att delta. Nu ser vi fram emot nästa steg tillsammans.

If you would prefer reading this in English, please go the English version